GmailやHotmailなどPCアドレスを使って社会人や学生同士でメールのやりとりをする時、文末に署名を入れるのはマナーだと思いますが、大学生の場合サークルや研究室など色々な肩書きを使い分ける必要が出てくるかと思います。
当然そんな時は肩書き毎に署名の内容を変える必要があるわけですが、それがけっこーめんどくさい。というより本当にめんどくさい。OutlookやThunderbirdなどのクライアントソフトなら複数の署名を切り替えることもできるかもしれませんが、Webメールサービス上(WebUIの時)で設定できる署名は残念ながら1つだけです。GmailもYahoo!メールもhotmailも。
複数分の署名を設定しておいて、送信前に不要なモノを削除する – っていう方法もなくはないですが、消し忘れるリスクもあって恐ろしい。
なにかいい方法はないかと(Gmailについて)調べていたらGmailのLabs(試験版機能)の「返信定型文」機能を使って使い分けるという方法を見つけました。以下そのリンクです。
この記事だと言語を英語設定にしないと「返信定型文」機能がLabsに表示されないという風に書かれていますが、現在は日本語のままでもLabs一覧に表示されています。
この方法を利用すれば挿入するアクションこそ必要ですが、挿入時に適切な署名を選択することになるので関係ない情報を送ってしまうということはないので非常に便利。
WebUI以外ではこの機能は使えないので、クライアントソフトで設定する必要はありますし、iPhoneのメールアプリでは署名の切替機能がありませんが、少なくとも自分の場合はWebUIが基本なので重宝してます。
というわけでGmail Tipsの紹介でした。
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